Administrative Assistant & Internal Sales Representative

Be the Backbone of Operations and the Heart of Sales!

Join a Dynamic Team and Make a Real Impact!

We are a leading and innovative company seeking a motivated Administrative Assistant & Internal Sales Representative to play a dual role that ensures the smooth running of our operations while building lasting relationships with clients. This unique role combines administrative expertise with sales-driven enthusiasm, offering a perfect opportunity to grow in both fields. If you're organized, proactive, and customer-oriented, we want to hear from you!

Location: Eldoraigne, Centurion
Salary: R12,500.00
Positions Available: 1

Key Responsibilities:

• General Administration and Customer Service
• Handle customer inquiries and provide information where necessary.
• Maintain and update customer data and manage a database.
• Conduct research and provide management with necessary information.
• Organize and assist in planning operations or special events.
• Ensure a high level of confidentiality and accuracy in all administrative processes.
• Financial and Record-Keeping
• Assist Project Manager with project costing.
• Coordinate with the finance department to process payments, invoices, and credit approvals efficiently.
• Keep records of all transactions, customer interactions, and administrative documents.
• Utilize internal systems to track sales goals and results.
• Sales and Customer Relationships
• Build and maintain long-term relationships with existing clients.
• Communicate regularly with clients to understand their needs and provide support.
• Handle customer inquiries, concerns, and complaints while providing effective solutions.
• Identify potential sales opportunities within the existing customer base and promote new products or services.
• Follow up with clients after transactions to ensure satisfaction and encourage repeat sales.
• Process orders and collaborate with other departments (e.g., logistics, finance) to ensure accurate and timely fulfillment.
• Collect customer feedback and report it to management to improve products or services.
• Have a thorough understanding of the company’s products or services to effectively advise customers.
• Sales Administration and Strategy
• Create, edit, and ensure the accuracy of reports, letters, and other documents.
• Support the marketing and sales department through sales activities such as phone call and email campaigns, presentations, and offers.
• Create, negotiate, and finalize sales proposals, quotations, or contracts for clients.
• Provide regular reporting on sales activities, potential clients, and business needs for management.
• Communicate with logistics and production departments to coordinate stock levels, delivery times, and other operational aspects.
  

 Minimum Requirements:

• Matric (Grade 12) or higher
• Diploma or Degree in a relevant field will be beneficial:

• Business Management or Office Management
• Secretarial Studies or Administrative Studies
• Computer Science or Information Technology
• Communication or Marketing

• 1-2 years of experience in administrative roles and/or sales/customer or relevant field.
• Proficient in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Experience with Xero Accounting is a plus
• Strong verbal and written communication skills in both Afrikaans and English
• Proactive with a keen attention to detail
• Ability to handle sensitive information confidentially
• Negotiation skills and a customer-oriented
• Experience in customer service or sales will be beneficial.

Skills & Attributes:

• Excellent computer literacy and software proficiency
• Ability to build and maintain strong relationships with clients and teams
• Strong problem-solving and time-management skills
• Goal-oriented, with a strong focus on achieving both sales and administrative goals
• Detail-oriented with the ability to juggle multiple tasks at once
• A high level of responsibility and honesty
• Ability to work independently and collaboratively within a team

Goals:

• Short-Term Goals:
• Increase monthly revenue and client acquisition rate
• Improve client retention and generate qualified leads
• Enhance customer satisfaction and identify recurring business opportunities
• Long-Term Goals:
• Increase annual revenue and further develop client relationships
• Boost revenue from recurring clients and support overall sales growth

Join Us and Make a Difference!

If you're ready to take on a multi-faceted role that combines administration and sales in a dynamic and growing environment, we want to hear from you!

Apply now and help us shape the future of our operations and sales success!

Administratiewe Assistent & Interne Verkoopsverteenwoordiger

Wees die Steunpilaar van Bedrywighede en die Hart van Verkope!

Sluit aan by ’n Dinamiese Span en Maak ’n Ware Verskil!

Ons is ’n toonaangewende en innoverende maatskappy in die bedryf wat op soek is na ’n gemotiveerde Administratiewe Assistent & Interne Verkoopsverteenwoordiger om ’n dubbele rol te vervul wat die gladde verloop van ons bedrywighede verseker en terselfdertyd langtermynverhoudings met kliënte bou. Hierdie unieke pos kombineer administratiewe kundigheid met verkoopsgerigte entoesiasme, wat die perfekte geleentheid bied om in albei velde te groei. As jy georganiseer, proaktief en kliëntgerig is, wil ons graag van jou hoor!

Ligging: Eldoraigne, Centurion
Salaris: R12 500.00
Beskikbare posisies: 1

Sleutelverantwoordelikhede:

• Algemene Administrasie en Kliëntediens
• Hanteer kliëntnavrae en verskaf inligting waar nodig.
• Hou kliëntengegewens op datum en bestuur ‘n databasis.
• Hanteer navorsing en voorsien bestuur van nodige inligting.
• Organiseer en ondersteun by die beplanning van bedrywighede of spesiale geleenthede.
• Verseker ‘n hoë vlak van vertroulikheid en akkuraatheid in alle administratiewe prosesse.
• Finansiële take en rekordhouding
• Help Projekbestuurder met projekkosteberekeninge.
• Koördineer met die finansiële afdeling om betalings, fakture en kredietgoedkeuring vinnig te verwerk.
• Hou rekord van alle transaksies, kliëntinteraksies en administratiewe dokumente.
• Maak gebruik van interne sisteme om verkoopsdoelwitte en -resultate dop te hou.
• Verkope en kliënteverhoudinge
• Bou en onderhou langtermynverhoudings met bestaande kliënte.
• Kommunikeer gereeld met kliënte om hul behoeftes te verstaan en ondersteuning te bied.
• Hanteer navrae, bekommernisse en klagtes van kliënte en bied effektiewe oplossings aan.
• Identifiseer potensiële verkoopsgeleenthede binne die bestaande kliëntebasis en bemark nuwe produkte of dienste.
• Volg op met kliënte na transaksies om tevredenheid te verseker en herhalingsverkope te bevorder.
• Voer bestellings in en werk saam met ander departemente (bv. logistiek, finansies) om kliëntbestellings vinnig en akkuraat te verwerk.
• Versamel terugvoer van kliënte en rapporteer dit aan die bestuurspan om die produk of diensaanbod te verbeter.
• Hê ‘n deeglike begrip van die maatskappy se produkte of dienste om kliënte doeltreffend te adviseer.
• Verkoopsadministrasie & strategie
• Skep, redigeer en verseker die akkuraatheid van verslae, briewe, en ander dokumente.
• Ondersteun die bemarkings- en verkoopsafdeling deur verkoopsaktiwiteite soos telefoonoproep- en e-posveldtogte, aanbiedinge en aanbiedinge.
• Skep, onderhandel en finaliseer verkoopsaanbiedinge, kwotasies of kontrakte vir kliënte.
• Verskaf gereelde verslaggewing oor verkoopsaktiwiteite, potensiële kliënte en verkoopsbehoeftes aan die bestuur.
• Kommunikeer met die logistieke en produksie-afdelings om voorraadvlakke, afleweringstye en ander operasionele aspekte te koördineer.
  

Minimum Vereistes:

• Matriek (Graad 12) of hoër

• Diploma of Graad in ‘n relevante veld sal voordelig wees:
  • Besigheidsbestuur of Kantoorbestuur
  • Sekretariële Studies of Administratiewe Studie
  • Rekenaarwetenskap of Inligtingstegnologie
  • Kommunikasie of Bemarking

• 1-2 jaar ervaring in administratiewe rolle en/of verkope/kliëntediens
• Ervaring in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Ervaring met Xero Accounting is ’n pluspunt.
• Sterk verbaal en skriftelik kommunikasievaardighede in beide Afrikaans en Engels
• Proaktief met ’n fyn aandag aan detail
• Vermoë om sensitiewe inligting vertroulik te hanteer
• Onderhandelingsvaardighede en ’n kliëntgerigte benadering
• Ervaring in kliëntediens of verkope sal voordelig wees.

Vaardighede & Eienskappe:

• Uitstekende rekenaarvaardigheid en tegnologievaardigheid
• Vermoë om sterk verhoudings met kliënte en spanne te bou en te handhaaf
• Sterk probleemoplossing en tydsbestuur vaardighede
• Doelgerig met ’n sterk fokus om beide verkoops- en administratiewe doelwitte te bereik
• Aandag aan detail met die vermoë om verskeie take tegelyk te bestuur
• ’n Hoë vlak van verantwoordelikheid en eerlikheid
• Vermoë om beide selfstandig en binne ’n span te werk

Doelwitte:

• Korttermyn Doelwitte:
• Verhoog maandelikse omset en kliënteverkrygingskoers
• Verbeter kliënteretensie en genereer gekwalifiseerde leidrade
• Verhoog kliëntetevredenheid en identifiseer herhalende besigheidsgeleenthede
• Langtermyn Doelwitte:
• Verhoog jaarlikse omset en bou kliënteverhoudings
• Verhoog omset van herhalende besigheidskliente en ondersteun algehele verkoops groei

Sluit Aan by Ons en Maak ’n Verskil!

As jy gereed is om ’n multidimensionele rol aan te pak wat administrasie en verkope kombineer in ’n dinamiese en groeiende omgewing, wil ons graag van jou hoor!

Doen nou aansoek en help ons om die toekoms van ons bedrywighede en verkoopsukses te vorm!